Wie erstellen wir ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist eine zentrale Pflicht aus der DSGVO (Art. 30). Es dient als Nachweis darüber, welche personenbezogenen Daten in einem Unternehmen verarbeitet werden, zu welchem Zweck und unter welchen Bedingungen. Viele Aufsichtsbehörden fragen das VVT als Erstes an – es ist also ein entscheidendes Dokument für die Datenschutz-Compliance.

 

Wer muss ein VVT führen?

Grundsätzlich jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet. Ausnahmen bestehen nur für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern – aber auch diese müssen ein VVT führen, wenn sensible Daten verarbeitet oder Verarbeitungsvorgänge regelmäßig stattfinden (was in der Praxis fast immer der Fall ist).

 

Inhalte eines VVT nach DSGVO

Ein vollständiges Verzeichnis sollte folgende Punkte enthalten:

  • Name und Kontaktdaten des Unternehmens und ggf. des Datenschutzbeauftragten.
  • Zweck der Verarbeitung (z. B. Personalverwaltung, Kundenbetreuung, Marketing).
  • Kategorien betroffener Personen (z. B. Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten).
  • Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Bankdaten).
  • Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden (z. B. IT-Dienstleister, Steuerberater).
  • Übermittlungen in Drittländer (außerhalb der EU/EWR).
  • Fristen für die Löschung der Daten.
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der Daten.

 

Praktisches Vorgehen zur Erstellung

  1. Bestandsaufnahme: Alle Prozesse identifizieren, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
  2. Kategorisieren: Betroffene Personen, Datenarten und Zwecke den Prozessen zuordnen.
  3. Dokumentieren: Die Anforderungen aus Art. 30 DSGVO in eine strukturierte Vorlage übertragen.
  4. Pflegen und aktualisieren: Das VVT ist ein lebendes Dokument – neue Prozesse müssen zeitnah ergänzt werden.

 

Vorteile eines gepflegten VVT

  • Rechtssicherheit gegenüber Aufsichtsbehörden.
  • Transparenz über alle Datenverarbeitungen im Unternehmen.
  • Basis für weitere Datenschutzmaßnahmen, z. B. Risikoanalysen oder Datenschutz-Folgenabschätzungen.
  • Hilft bei Audits, um Datenflüsse klar darzustellen.

 

Resümee

Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein hilfreiches Werkzeug, um Datenflüsse im Unternehmen klar zu strukturieren. Wer sein VVT sorgfältig pflegt, ist für Prüfungen bestens gerüstet und legt die Grundlage für ein funktionierendes Datenschutzmanagement.

 

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