Wie sichern wir personenbezogene Daten technisch und organisatorisch ab?

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen nicht nur dazu, personenbezogene Daten rechtmäßig zu verarbeiten, sondern auch dazu, diese angemessen zu schützen. Grundlage dafür ist Art. 32 DSGVO, der sogenannte Grundsatz der „technischen und organisatorischen Maßnahmen“ (TOMs).

 

Was sind TOMs?

Technische und organisatorische Maßnahmen sind Schutzvorkehrungen, die verhindern sollen, dass personenbezogene Daten unbefugt eingesehen, verändert oder verloren gehen. Die konkrete Ausgestaltung hängt von:

  • der Art der Daten,
  • dem Umfang und Zweck der Verarbeitung
  • sowie dem Risiko für die Betroffenen ab.

Technische Maßnahmen (Beispiele)

  • Zugangskontrolle: Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Rollen- und Rechtekonzepte.
  • Netzwerksicherheit: Firewalls, VPN, regelmäßige Sicherheitsupdates.
  • Datenverschlüsselung: sowohl bei Speicherung (z. B. Datenbanken) als auch bei Übertragung (z. B. TLS/SSL für Websites).
  • Backups: regelmäßige Sicherungen, sichere Aufbewahrung, Wiederherstellungstests.
  • Pseudonymisierung/Anonymisierung: Reduktion des Risikos durch Verarbeiten von Daten ohne direkten Personenbezug.

Organisatorische Maßnahmen (Beispiele)

  • Zugriffsberechtigungen: klare Regeln, wer welche Daten sehen darf.
  • Schulungen: Sensibilisierung der Mitarbeiter für Datenschutz und IT-Sicherheit.
  • Prozesse für Datenlöschung: klare Fristen und Verfahren, wann Daten gelöscht werden.
  • Verträge mit Dienstleistern: Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit klaren Sicherheitsvorgaben.
  • Dokumentation: Nachweis aller Maßnahmen im Datenschutzmanagementsystem.

 

Praxisbeispiele

  • Kundendatenbank wird mit einer starken Verschlüsselung gesichert → selbst bei einem Hackerangriff sind Daten geschützt.
  • Mitarbeiterzugänge werden regelmäßig überprüft → ein ausgeschiedener Mitarbeiter verliert automatisch den Zugriff.
  • Regelmäßige IT-Sicherheitsaudits zeigen Schwachstellen frühzeitig auf.

 

Fazit

Datenschutz lebt von der Verknüpfung von Technik und Organisation. Nur wenn beide Bereiche ineinandergreifen, können personenbezogene Daten wirklich geschützt werden. Unternehmen sollten ihre Schutzmaßnahmen regelmäßig prüfen und an den Stand der Technik anpassen.

 

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