Wie führen wir Lieferantenaudits im Datenschutz durch?

Unternehmen sind oft auf externe Dienstleister und Lieferanten angewiesen – sei es für IT-Services, Cloudlösungen, Personalservices oder Marketingtools. Viele dieser Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten im Auftrag des Unternehmens. Die DSGVO verlangt in diesem Fall, dass Unternehmen die Einhaltung der Datenschutzvorgaben regelmäßig kontrollieren. Hier kommen Lieferantenaudits ins Spiel.

 

Warum sind Lieferantenaudits wichtig?

  • Unternehmen bleiben verantwortlich für die Datenverarbeitung, auch wenn ein Dienstleister sie ausführt.
  • Audits stellen sicher, dass Auftragsverarbeiter die vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) tatsächlich umsetzen.
  • Frühzeitiges Erkennen von Risiken und Schwachstellen schützt vor Bußgeldern und Datenpannen.

 

Rechtliche Grundlage

  • Art. 28 DSGVO verpflichtet Unternehmen, nur mit Dienstleistern zusammenzuarbeiten, die ausreichende Garantien für Datenschutz bieten.
  • Verträge zur Auftragsverarbeitung müssen Kontroll- und Auditrechte enthalten.
  • Unternehmen müssen diese Rechte auch praktisch wahrnehmen, nicht nur auf dem Papier.

 

Ablauf eines Lieferantenaudits

Ein strukturiertes Vorgehen erleichtert die Durchführung:

1. Planung

  • Festlegen, welche Lieferanten geprüft werden (Priorisierung nach Risiko und Datenumfang).
  • Definition von Prüfkriterien (z. B. TOMs, Zertifikate, Datenschutzorganisation).

2. Vorbereitung

  • Auditcheckliste erstellen (z. B. nach ISO 27001, BSI-Grundschutz oder DSGVO).
  • Ankündigung und Abstimmung mit dem Lieferanten.

3. Durchführung

  • Interviews mit Verantwortlichen beim Dienstleister.
  • Prüfung von Dokumenten (z. B. AV-Vertrag, Datenschutzrichtlinien, TOMs).
  • ggf. Vor-Ort-Kontrolle oder Remote-Audit.

4. Bewertung

  • Abgleich mit den Anforderungen der DSGVO.
  • Festhalten von Abweichungen, Risiken und Verbesserungspotenzialen.

5. Nachbereitung

  • Auditbericht erstellen und dem Lieferanten übermitteln.
  • Maßnahmen und Fristen zur Nachbesserung vereinbaren.
  • Ergebnisse im Datenschutzmanagement dokumentieren.

 

Typische Prüffragen im Audit

  • Sind die vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen umgesetzt?
  • Gibt es aktuelle Zertifikate oder externe Prüfberichte?
  • Wie werden Datenschutzvorfälle gehandhabt und gemeldet?
  • Werden Subunternehmer eingesetzt, und sind diese vertraglich eingebunden?
  • Gibt es ein Schulungskonzept für Mitarbeiter des Dienstleisters?

 

Risiken ohne Audits

  • DSGVO-Bußgelder wegen mangelnder Kontrolle,
  • Haftungsrisiken bei Datenverlusten oder -missbrauch,
  • Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern.

 

Resümee

Lieferantenaudits sind ein wichtiges Instrument, um Datenschutzrisiken in der Lieferkette zu minimieren. Sie helfen Unternehmen, die Verantwortung nach der DSGVO wahrzunehmen, Risiken frühzeitig zu erkennen und die Zusammenarbeit mit Dienstleistern langfristig rechtssicher zu gestalten.

 

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