Wie gehen wir mit Einwilligungen der Betroffenen korrekt um?

Die Einwilligung ist eine der wichtigsten Rechtsgrundlagen, wenn Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten möchten – etwa für Newsletter, Marketing oder Kundenanalysen. Gleichzeitig ist sie einer der häufigsten Stolpersteine: Fehlerhafte oder unklare Einwilligungen können dazu führen, dass die gesamte Datenverarbeitung rechtswidrig ist.

 

Warum ist die Einwilligung so wichtig?

  • Sie zeigt, dass Betroffene aktiv zugestimmt haben, dass ihre Daten genutzt werden dürfen.
  • Sie schützt Unternehmen vor Vorwürfen der unrechtmäßigen Verarbeitung.
  • Sie schafft Transparenz und Vertrauen gegenüber Kunden, Mitarbeitern und Partnern.

 

Rechtliche Grundlagen

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung als zentrale Rechtsgrundlage.
  • Art. 7 DSGVO: Bedingungen für wirksame Einwilligungen.
  • Art. 8 DSGVO: Besondere Anforderungen bei Kindern.

 

Voraussetzungen für eine gültige Einwilligung

1. Freiwilligkeit

  • Keine Zwangssituation: Betroffene dürfen nicht benachteiligt werden, wenn sie nicht einwilligen.
  • Beispiel: Ein Arbeitsvertrag darf nicht von einer zusätzlichen Marketing-Einwilligung abhängen.

2. Informiertheit

  • Klare und verständliche Information, welche Daten wofür verarbeitet werden.
  • Angabe des Verantwortlichen und Hinweis auf Widerrufsrecht.

3. Eindeutige Handlung

  • Aktive Zustimmung, z. B. durch Ankreuzen eines Kästchens („Opt-in“).
  • Vorangekreuzte Kästchen oder stillschweigende Zustimmung sind unzulässig.

4. Widerrufsmöglichkeit

  • Jederzeitiger Widerruf muss einfach möglich sein (z. B. Abmeldelink im Newsletter).
  • Der Widerruf darf keine Nachteile mit sich bringen.

5. Nachweisbarkeit

  • Unternehmen müssen dokumentieren können, dass eine gültige Einwilligung vorliegt (z. B. Double-Opt-in-Verfahren bei E-Mails).

 

Praxisbeispiele

  • Newsletter: Nur zulässig mit bestätigtem Double-Opt-in und klarem Hinweis auf Widerruf.
  • Bewerberdaten: Speicherung über das Bewerbungsverfahren hinaus nur mit schriftlicher Einwilligung.
  • Foto- und Videoaufnahmen: Vor Verwendung in Marketingmaterialien muss eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt werden.

 

Typische Fehler vermeiden

  • Unklare oder zu umfangreiche Formulierungen („Generaleinwilligungen“).
  • Koppelung der Einwilligung an andere Leistungen.
  • Fehlender Nachweis, wann und wie die Einwilligung erteilt wurde.
  • Vorteile einer sauberen Einwilligung
  • Rechtssicherheit bei der Verarbeitung.
  • Vertrauen durch transparente Kommunikation.
  • Effizienz durch klare Prozesse für Marketing, HR und Vertrieb.

 

Resümee

Eine gültige Einwilligung muss freiwillig, informiert, eindeutig und jederzeit widerrufbar sein. Unternehmen sollten ihre Prozesse klar dokumentieren und Nachweise aufbewahren. Nur so ist die Datenverarbeitung rechtssicher und transparent.

 

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