Immer mehr Unternehmen setzen Diktier- und Transkriptionsfunktionen in Microsoft Teams oder Copilot ein, um Arbeitsprozesse zu optimieren. Gleichzeitig bestehen Unsicherheiten hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Bewertung, insbesondere beim Einsatz cloudbasierter KI-Systeme.
Die Stimme eines Mitarbeiters ist grundsätzlich ein personenbezogenes Datum, jedoch nicht automatisch ein biometrisches Datum im Sinne der DSGVO. Eine biometrische Verarbeitung liegt nur vor, wenn technische Verfahren zur eindeutigen Identifizierung eingesetzt werden. Während reine Transkription als normale Datenverarbeitung gilt, kann bei Sprechererkennung oder Voiceprints eine biometrische Verarbeitung im Sinne von Art. 9 DSGVO vorliegen.
Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Einsatz ab. Diese ist insbesondere dann zu prüfen, wenn neue KI-Technologien genutzt werden, Mitarbeiterdaten systematisch verarbeitet werden oder eine Cloud-Verarbeitung durch Dritte erfolgt. In vielen Fällen ist eine solche Prüfung naheliegend, muss jedoch immer individuell erfolgen.
Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem konkreten Szenario. Bei reiner Transkription kommen regelmäßig das berechtigte Interesse des Arbeitgebers sowie Regelungen des Beschäftigtendatenschutzes in Betracht. Bei biometrischer Verarbeitung gelten hingegen deutlich strengere Anforderungen, häufig einschließlich ausdrücklicher Einwilligung oder besonderer Ausnahmetatbestände. Im Beschäftigungskontext ist die Freiwilligkeit einer Einwilligung jedoch kritisch zu bewerten, weshalb Betriebsvereinbarungen und alternative Nutzungsmöglichkeiten oft vorzuziehen sind.
Quelle:
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