Datenschutz wirkt auf viele Unternehmen kompliziert – und besonders kleine und mittlere Betriebe denken häufig: „Das betrifft uns doch nicht.“ Genau diese Annahme ist jedoch ein weit verbreiteter Irrtum und führt in der Praxis oft zu kostenpflichtigen Abmahnungen, vermeidbaren Risiken oder sogar Bußgeldern.
Die Realität sieht anders aus:
- „Wir sind zu klein für Datenschutz.“
Klein zu sein schützt nicht – im Gegenteil. Gerade kleine und mittlere Unternehmen geraten immer häufiger ins Visier von Unzufriedenen Kunden und damit oft auch von Aufsichtsbehörden – empfindliche Bußgelder sind dabei oft die Folge. - „Wir brauchen keinen AV-Vertrag.“
Falsch. Jeder Dienstleister, der personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet – unabhängig von seiner Größe – benötigt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Gleiches gilt für Unternehmen, die Daten durch externe Dienstleister verarbeiten lassen. - „Cloud = automatisch sicher.“
Die Nutzung von Cloud-Diensten ist datenschutzrechtlich oft problematisch. Daten liegen außerhalb der direkten Kontrolle des Unternehmens, und fehlerhafte Konfigurationen oder internationale Speicherorte können zu massiven Risiken führen. Aus unserer Sicht sollte der Einsatz von Cloud-Diensten kritisch geprüft oder ganz vermieden werden. - „Datenschutz ist Aufgabe des Datenschutzbeauftragten.“
Datenschutz geht alle an. Der Datenschutzbeauftragte berät die Geschäftsleitung, die Richtlinien erlässt, damit jeder Mitarbeiter weiß, wie er personenbezogene Daten korrekt behandelt – vom Empfang einer E-Mail bis zur sicheren Löschung. - „Wir speichern das mal, kann ja nützlich sein.“
Die DSGVO erlaubt nur die Erhebung und Speicherung von Daten, die tatsächlich notwendig sind. Alles andere muss zeitnah gelöscht oder anonymisiert werden. - „Alte Systeme sind kein Problem.“
Veraltete Software oder Systeme enthalten oft Sicherheitslücken, die Angriffe und damit Datenschutzverletzungen erleichtern können. Regelmäßige Updates und Patches sind daher Pflicht. - „Zugriffe sind schon geregelt.“
Viele Unternehmen haben keine klaren Rechte- und Rollenstrukturen. Wer darf welche Daten einsehen? Nur durch ein konsequentes Rechte- und Zugriffsmanagement lassen sich Risiken effektiv minimieren. - „Passwörter teilen ist okay.“
Geteilte Passwörter – ob per E-Mail, Excel oder Notizzettel – erhöhen das Risiko von Datenlecks erheblich. Passwörter müssen sicher gespeichert und eindeutig einzelnen Benutzern zugeordnet werden. - „Backups brauchen wir nur, falls mal etwas passiert.“
Backups sind nur dann wirklich wertvoll, wenn sie regelmäßig getestet werden. Nur so lässt sich im Ernstfall sicherstellen, dass Daten zuverlässig wiederhergestellt werden können. - „Audits sind unnötig – wir machen ja schon alles Wichtige.“
Viele Unternehmen denken, dass regelmäßige Überprüfungen überflüssig sind, weil alle Prozesse bereits implementiert sind. Doch selbst bewährte Maßnahmen bergen Risiken, wenn sie nicht kontrolliert werden. Nur durch regelmäßige Audits und Kontrollen lassen sich Schwachstellen erkennen, Prozesse verbessern und Datenschutzverstöße verhindern.
Kurz gesagt:
Datenschutz ist kein optionales Extra, sondern ein zentraler Bestandteil der Unternehmensführung. Wer die Regeln kennt und umsetzt, schützt nicht nur Kunden, sondern auch das eigene Unternehmen.
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