DSGVO: Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?

Viele Unternehmen stehen vor der Frage, ob sie einen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen bzw. bennen müssen. Die Entscheidung hängt von der Art der Datenverarbeitung, der Unternehmensgröße und den gesetzlichen Vorgaben der DSGVO und des BDSG ab.

Die DSGVO (Art. 37) und das BDSG (§ 38 BDSG) legen fest, dass ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten (DSB) jedenfalls zu bestellen und gegenüber der Aufsichtsbehörde zu benennen hat, wenn:

  • die Kerntätigkeit des Unternehmens in der umfangreichen oder systematischen Verarbeitung personenbezogener Daten besteht,
  • besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen verarbeitet werden,
  • mindestens 20 Mitarbeiter regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind,
  • oder bestimmte datenintensive Vorgänge durchgeführt werden, wie etwa Datenschutz-Folgenabschätzungen oder Markt- und Meinungsforschung.

Der Absatz fasst die gesetzlichen Vorgaben sinnhaft zusammen – Jeder Einzelfall ist individuell zu prüfen.

Beispiele:

  • Kleine Firmen ohne Mitarbeiterdaten oder Kundenverwaltung benötigen meist keinen DSB.
  • Mittelständische Unternehmen mit Kundendatenbanken, HR-Daten und Lieferantenkontakten sollten einen DSB benennen.

 

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Ein DSB übernimmt typischerweise folgende Aufgaben:

  • Beratung der Geschäftsführung und Mitarbeiter zu DSGVO und BDSG,
  • Überwachung der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, Prozessen und IT-Systemen,
  • Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter,
  • Durchführung und Dokumentation von Datenschutz-Audits,
  • Schnittstelle zu Aufsichtsbehörden bei Datenschutzvorfällen,
  • Beratung bei Auftragsverarbeitungsverträgen mit Dienstleistern.

 

Interne oder externe Bestellung?

Bei der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten stellt sich die Frage, ob diese intern oder extern erfolgen sollte – beide Varianten haben Vor- und Nachteile, die es abzuwägen gilt.

Vorteile intern:

  • DSB kennt Unternehmen und Abläufe bereits gut.
  • Direkter Zugriff auf Teams und Daten, kurze Kommunikationswege.
  • Schnellere Integration in bestehende Arbeitsprozesse.

Nachteile intern:

  • Objektivität kann leiden, da eigene Abteilungen bewertet werden müssen.
  • Zusätzliche Arbeitsbelastung für den Mitarbeiter, der die DSB-Funktion übernimmt.
  • Leitende Angestellte dürfen regelmäßig nicht DSB sein, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
  • DSB genießt besonderen Kündigungsschutz und umfassende Einsichtsrechte in alle Bereiche.
  • Hohe Aus- und Weiterbildungskosten sowie Risiko von Verstößen durch fehlende Praxiserfahrung.

Vorteile extern:

  • Neutraler Blick auf Prozesse und Compliance, höhere Objektivität.
  • Umfassende Erfahrung aus anderen Unternehmen und Branchen.
  • Verfügt über bewährte Vorlagen und Lösungen aus anderen Projekten.
  • Oft effizienter in der Umsetzung von Audits, Schulungen und Risikobewertungen.

Nachteile extern:

  • Höhere Kosten durch externe Beratung.
  • Einarbeitung erforderlich, um Unternehmensprozesse vollständig zu verstehen.
  • Kommunikation kann etwas langsamer sein, da der DSB nicht vor Ort ist.

 

Vorteile eines Datenschutzbeauftragten

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen die geltenden datenschutzrechtlichen Gesetze und Vorgaben kennen und einhalten – auch wenn keine Pflicht zur Bestellung eines DSB besteht. Daher ist es ratsam, auch freiwillig einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

  • Rechtssicherheit: Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO und des BDSG.
  • Risikominimierung: Frühzeitiges Erkennen und Vermeiden von Datenschutzverletzungen.
  • Vertrauen: Signalisiert Kunden, Partnern und Mitarbeitern, dass Datenschutz ernst genommen wird.
  • Auditvorbereitung: Hilft bei internen Audits und Lieferantenaudits, um Datenprozesse prüffest zu gestalten.

 

Fazit

Ein Datenschutzbeauftragter ist für viele Unternehmen Pflicht – insbesondere wenn regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet werden oder sensible Daten im Spiel sind. Auch wenn gesetzlich nicht vorgeschrieben, kann ein DSB sinnvoll sein, um Risiken zu reduzieren und die Datenschutzprozesse im Unternehmen zu professionalisieren.

 

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